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Kostenlose Rechnungsprogramme im Vergleich: Was Selbstständige 2026 gratis bekommen
Kostenlose Rechnungsprogramme für Freelancer und Kleinunternehmer im Vergleich: Preise, Grenzen, E-Rechnung und für wen sich welches Tool lohnt.
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"Kostenlos" heißt bei Rechnungsprogrammen fast immer: kostenlos mit Einschränkung. Mal zählt das Programm Ihre Rechnungen, mal Ihre Kunden, mal kostet das Archivieren extra, und manche Anbieter nennen eine 30-Tage-Testphase "gratis". Dieser Vergleich sortiert, was dauerhaft kostenlos ist, wo die Grenze liegt und wann sich ein Bezahltarif lohnt. Alle Angaben stammen von den Herstellerseiten und wurden am 2. Oktober 2026 geprüft. Tarife ändern sich, schauen Sie vor einer Entscheidung auf die Preisseite.
Dauerhaft kostenlos oder nur zum Testen?
Zuerst die Abgrenzung, weil sie in vielen Suchergebnissen verschwimmt. Dauerhaft kostenlose Tarife haben sevdesk, easybill, Zoho Invoice und QuickBilling. Nur eine zeitlich begrenzte Testphase bieten Lexware Office (30 Tage) und Billomat (14 Tage). Beide haben keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Sie tauchen in Listen "kostenloser" Programme trotzdem häufig auf, gehören für diesen Vergleich aber nicht in die Gratis-Gruppe. Wer nur einen Test sucht, findet sie im Artikel über Lexware-Alternativen.
Die kostenlosen Tarife im Überblick
| Programm | Was im Gratis-Tarif drin ist | Die Grenze | E-Rechnung laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| sevdesk (Tarif Kostenlos) | Rechnungen und E-Rechnungen, mehrere Layouts, unbegrenzt Kontakte und Produkte | 3 Rechnungen pro Monat | ZUGFeRD und XRechnung |
| easybill (Free) | Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Steuerberater-Zugang, Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office | 50 Dokumente pro Monat, 3 Kontakte, 1 Zugang | Ja, E-Rechnung inklusive |
| Zoho Invoice | Rechnungen und Gutschriften, Zahlungserinnerungen, Ausgaben, Kundenportal, Zeiterfassung | bis zu 500 Rechnungen pro Jahr, 2 Benutzer, 3 Projekte, Zoho-Branding | Auf der geprüften Seite nicht genannt |
| QuickBilling (Free) | Rechnungen und Angebote, Versand per E-Mail, Freigabelink mit Öffnungsanzeige, Zahlungsdaten auf der Rechnung, 41 Währungen | 1 Workspace, 5 Kunden, 5 Freigabelinks pro Monat | Nein, PDF-Rechnungen ohne XML-Export |
sevdesk Kostenlos: drei Rechnungen im Monat
Der kostenlose Tarif von sevdesk ist knapp bemessen, aber ehrlich: drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung inklusive, unbegrenzt Kontakte. Wer nur ein paar Kunden mit wenigen Rechnungen hat, kommt damit hin. Wer mehr braucht, wechselt in den Tarif "Rechnung" mit unbegrenzten Rechnungen und Angeboten. Der Listenpreis liegt bei 12,90 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer, zum Zeitpunkt unserer Prüfung lief außerdem eine Rabattaktion.
easybill Free: viel Dokumentvolumen, wenige Kontakte
easybill setzt die Grenze an anderer Stelle: 50 Dokumente im Monat, aber nur drei Kontakte. Das passt, wenn Sie wenige Kunden mit vielen Dokumenten haben, etwa bei einem Retainer. Für den Gratis-Tarif sind eine Schnittstelle zu DATEV und ein Steuerberater-Zugang aufgeführt, E-Rechnung ist ebenfalls inklusive. Ein Kostenpunkt steht im Kleingedruckten: Die GoBD-konforme Archivierung ist bis 100 Dokumente frei, danach fallen laut Preistabelle monatliche Archivierungskosten an (bis 500 Dokumente: 2 Euro). Wiederkehrende Dokumente gibt es erst ab dem Tarif Professional.
Zoho Invoice: kostenlos, aber mit Fragezeichen bei der E-Rechnung
Zoho Invoice wirbt damit, für Freiberufler und Selbstständige kostenlos zu sein: bis zu 500 Rechnungen pro Jahr, zwei Benutzer, drei Projekte, Branding auf den Dokumenten. Auf der von uns geprüften deutschen Seite stehen weder XRechnung noch ZUGFeRD, auch GoBD wird dort nicht erwähnt. Das muss nichts heißen, ist aber genau die Frage, die Sie dem Anbieter vor 2027 stellen sollten. Für den Moment bietet der Gratis-Tarif einen großen Funktionsumfang.
QuickBilling Free: Rechnungen, Angebote und Freigabelinks
Auch wir mischen hier mit. QuickBilling ist ein Rechnungsprogramm für Soloselbstständige: Sie erstellen Rechnungen und Angebote, versenden sie per E-Mail (mit To, Cc und Bcc) oder teilen einen Link, über den Ihr Kunde das Dokument ansieht und als bezahlt markieren oder ein Angebot annehmen oder ablehnen kann. Auf dem PDF und auf der Freigabeseite stehen Ihre Zahlungsdaten, also IBAN oder ein Zahlungslink. Der Free-Tarif umfasst einen Workspace, fünf Kunden und fünf Freigabelinks pro Monat. App und Dokumente gibt es auch auf Deutsch.
Die Grenzen nennen wir ebenso klar: QuickBilling erzeugt derzeit keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, ersetzt keine Buchhaltungssoftware und verarbeitet keine Kartenzahlungen. Wer ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen muss, braucht zusätzlich ein Programm mit XML-Export. Bis dahin reichen PDF-Rechnungen bei Kunden, die dem zustimmen.
Kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und müssen dafür einen Hinweis aufnehmen. Seit 2025 gelten dafür Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Ein Gratis-Tarif ist für Sie besonders naheliegend, weil Sie meist wenige Rechnungen schreiben. Achten Sie auf zwei Dinge: Das Programm muss die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf der Rechnung ausweisen können, und es sollte Ihnen den Wechsel zur Regelbesteuerung nicht verbauen, falls Ihr Umsatz die Grenze sprengt. E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen (§ 34a UStDV), empfangen aber seit 2025 können.
Was kostet ein Rechnungsprogramm normalerweise?
Die Bezahltarife für reine Rechnungsstellung liegen bei den hier geprüften Anbietern zwischen etwa 9 und 13 Euro pro Monat: sevdesk "Rechnung" 12,90 Euro, Lexware Office Version M 12,90 Euro, easybill Starter 12 Euro monatlich oder 9 Euro bei Jahreszahlung, alle zuzüglich Umsatzsteuer. Billomat beginnt höher, bei 29 Euro monatlich bzw. 19 Euro bei jährlicher Zahlung. Wer Buchhaltung und Steuerfunktionen im selben Programm will, zahlt entsprechend mehr. Der Vergleich der bezahlten Alternativen steht im Artikel zu sevdesk- und Lexware-Alternativen.
Die Rechnungsvorlage in Word oder Excel
Die Vorlage ist die älteste Gratis-Lösung, und für wenige Rechnungen im Jahr bleibt sie vertretbar. Prüfen Sie dann aber genau, ob sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa bei Kleinunternehmern). Die fortlaufende Nummer pflegen Sie bei Vorlagen von Hand, und genau da passieren die Fehler.
Eine Datei aus Word oder Excel ist außerdem keine E-Rechnung. Das PDF daraus ist nach dem BMF eine sonstige Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2). Das ist bis zum Ende der Übergangsfrist zulässig, danach müssen Selbstständige, die an inländische Unternehmer abrechnen, auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen, soweit keine Ausnahme gilt. Die Fristen stehen im Artikel zur E-Rechnung für Freiberufler.
Wann ein Bezahltarif sinnvoll wird
- Sie überschreiten regelmäßig die Grenzen des Gratis-Tarifs. Bei sevdesk sind es drei Rechnungen im Monat, bei QuickBilling fünf Kunden.
- Sie brauchen Buchhaltung, EÜR oder Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Programm. Dann sind Lösungen wie Lexware Office oder die sevdesk-Buchhaltungstarife die passenderen Kandidaten.
- Sie stellen ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen aus und brauchen verlässlichen XML-Export mit Validierung.
- Sie rechnen viele wiederkehrende Posten ab. easybill bietet wiederkehrende Dokumente ab dem Tarif Professional (Preise: easybill-Preisseite).
- Ihre Steuerberatung arbeitet mit DATEV und möchte eine Schnittstelle. sevdesk nennt sie im Tarif Rechnung, easybill führt sie schon im Free-Tarif auf.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
- Wie viele Rechnungen und wie viele Kunden habe ich im Monat?
- Erzeugt das Programm XRechnung oder ZUGFeRD wirklich, und lässt sich die Datei validieren?
- Kann ich meine Daten exportieren, falls ich wechsle? Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren.
- Läuft die Rechnungsnummer lückenlos weiter, wenn ich später das Programm wechsle?
- Was kostet das Archivieren und was ein zusätzlicher Nutzer?