Stundensatz und Tagessatz berechnen: Formel und Rechenbeispiel für Freelancer

Der häufigste Fehler beim Stundensatz für Freelancer und Selbstständige: Man nimmt das Gehalt, das man als Angestellter hätte, teilt es durch 160 Monatsstunden und nennt das Ergebnis Stundensatz. Das ist zu niedrig, und zwar deutlich. Als Selbstständiger zahlen Sie Ihre Sozialversicherung allein, bezahlen Urlaub und Krankheitstage aus eigener Tasche und verkaufen nur einen Teil Ihrer Arbeitszeit. Ihr Stundensatz muss diese Lücken schließen, bevor er überhaupt Gewinn abwirft.

Stundensatz berechnen: die Formel

Die Rechnung hat zwei Seiten. Oben steht, wie viel Umsatz Sie im Jahr brauchen, um nach allen Abzügen Ihr gewünschtes Privatgeld zu haben. Unten steht, wie viele Stunden Sie davon wirklich abrechnen können. Beides geteilt ergibt den Mindest-Stundensatz. Wer einen Stundensatz-Rechner sucht: Die Formel unten lässt sich in zehn Minuten als Tabelle nachbauen, und Sie sehen dabei, an welcher Stellschraube Ihr Ergebnis hängt.

Mindest-Stundensatz = (Wunsch-Entnahme ÷ (1 - Abgabenquote) + Betriebsausgaben) ÷ abrechenbare Stunden

Schritt 1: Wie viele Stunden können Sie abrechnen?

Starten Sie mit den 52 Wochen des Jahres und ziehen Sie ab, was Sie nicht verkaufen können. Als Beispiel: sechs Wochen Urlaub, rund zwei Wochen für Feiertage und eine Woche für Krankheit und Puffer. Es bleiben 43 Arbeitswochen. Bei 40 Stunden sind das 1.720 Stunden Arbeitszeit. Davon verbringen Sie einen großen Teil mit Dingen, die niemand bezahlt: Akquise, Angebote, Buchhaltung, Fortbildung, Mails.

Wie groß dieser Teil ist, hängt von Ihrem Geschäft ab, und eine pauschale Statistik hilft Ihnen wenig. Besser ist Ihre eigene Zeiterfassung der letzten drei Monate. Wer sie nicht hat, kann zum Einstieg mit 22 abrechenbaren Stunden pro Woche rechnen, das entspricht gut der Hälfte der Arbeitszeit. Für das Beispiel bleiben damit 43 Wochen × 22 Stunden = 946 abrechenbare Stunden.

Schritt 2: Welche Abgaben müssen Sie einplanen?

Das ist der Teil, den Berufsanfänger unterschätzen. Fünf Posten sollten Sie kennen, bevor Sie den Satz festlegen.

• Einkommensteuer: Bis zum Grundfreibetrag (2026: 12.348 Euro nach § 32a EStG) zahlen Sie auf Ihr zu versteuerndes Einkommen keine Steuer. Darüber steigt der Satz. Das Finanzamt verlangt Vorauszahlungen, meist vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG).
• Krankenversicherung: Selbstständige zahlen in der gesetzlichen Kasse den vollen Beitrag allein. Der allgemeine Beitragssatz liegt bei 14,6 Prozent, dazu kommt der Zusatzbeitrag Ihrer Kasse (2026 im Durchschnitt 2,9 Prozent laut BMG) und der Pflegebeitrag. Beitragspflichtig sind Einnahmen bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 69.750 Euro im Jahr (2026). Auch bei geringem Gewinn gilt eine Mindestbemessung von einem Neunzigstel der Bezugsgröße je Tag, 2026 rund 1.318 Euro im Monat (§ 240 Abs. 4 SGB V).
• Altersvorsorge: Die meisten Freiberufler sind nicht rentenversicherungspflichtig, einige Gruppen aber schon, zum Beispiel Selbstständige mit nur einem Auftraggeber und ohne eigene Beschäftigte (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Wer nicht pflichtversichert ist, muss trotzdem selbst vorsorgen, und diese Beiträge gehören in die Kalkulation.
• Umsatzsteuer: Sie gehört nicht zu Ihrem Umsatz. Bei Regelbesteuerung rechnen Sie Ihren Stundensatz netto und schlagen 19 Prozent (oder 7 Prozent, wo es passt) obendrauf. Das Geld gehört dem Finanzamt.
• Gewerbesteuer: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, Gewerbetreibende schon. Das Gesetz knüpft an den Gewerbebetrieb im Sinne des Einkommensteuergesetzes an (§ 2 GewStG), und Freiberufler nach § 18 EStG gehören nicht dazu.

Das Rechenbeispiel

Angenommen, eine freiberufliche Texterin möchte im Jahr 42.000 Euro privat entnehmen (3.500 Euro im Monat). Für Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge setzt sie als Platzhalter 40 Prozent ihres Gewinns an. Ihre Betriebsausgaben schätzt sie auf 9.000 Euro im Jahr (Software, Berufshaftpflicht, Steuerberatung, Hardware, Fortbildung).

Der Satz von 85 Euro ist die Untergrenze für diese Annahmen, kein Marktpreis. Wer in einer gefragten Nische arbeitet oder Ergebnisse statt Stunden verkauft, darf deutlich darüber liegen. Wer ihn im Markt nicht durchsetzen kann, hat drei Stellschrauben: Betriebsausgaben senken, mehr Stunden abrechenbar machen oder die Entnahme neu denken. Den Satz einfach zu drücken, ist die schlechteste Option.

Tagessatz berechnen, Projektpreis oder Retainer?

Für den Tagessatz als Freelancer teilen Sie den Umsatzbedarf nicht durch Stunden, sondern durch abrechenbare Tage. Er ergibt sich also nicht einfach aus dem Stundensatz mal acht: 946 Stunden entsprechen knapp 118 abrechenbaren Tagen, und 79.000 Euro geteilt durch 118 sind rund 670 Euro. In der Praxis runden die meisten auf, hier auf 680 Euro. Legen Sie schriftlich fest, wie viele Stunden ein Tag hat und ob Reisezeit mitzählt.

• Stundensatz: sinnvoll, wenn der Umfang offen ist, etwa bei Beratung, Support oder Fehlersuche. Das Risiko von Mehraufwand trägt der Kunde.
• Tagessatz: gut für Workshops, Vor-Ort-Termine und Projekte mit festem Zeitblock.
• Projektpreis: passt, wenn die Leistung klar umrissen ist. Rechnen Sie Ihren Stundenaufwand durch und geben Sie einen Aufschlag für Unvorhergesehenes und Abstimmungsrunden dazu. Legen Sie die Zahl der Korrekturschleifen im Angebot fest.
• Retainer: ein fester Monatsbetrag für ein festes Stundenkontingent. Er sichert Ihnen planbare Einnahmen und dem Kunden Verfügbarkeit. Wie das abgerechnet wird, steht im Artikel zu Dauerrechnung und wiederkehrender Rechnung.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt: Ihr Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten (§ 19 UStG). Mit einem Satz von 85 Euro sind die 25.000 Euro schon nach etwa 294 abgerechneten Stunden erreicht. Wer von Anfang an in vollem Umfang arbeiten will, sollte den Wechsel zur Regelbesteuerung deshalb früh mit der Steuerberatung durchspielen. Die Kalkulation ist dann dieselbe, nur dass der Kunde 19 Prozent mehr zahlt.

Den Marktpreis prüfen, ohne ihn zu kopieren

Ihr errechneter Satz ist Ihre Untergrenze. Ob der Markt ihn zahlt, prüfen Sie am besten bei den Menschen, die dasselbe tun: in Ihrem Berufsverband, in Netzwerken Ihrer Branche, bei Kolleginnen und Kollegen. Tauschen Sie Spannen aus, keine Kundennamen. Plattform-Studien liefern eine Richtung, sind aber meist selbstberichtet. Passt der Marktpreis nicht zu Ihrer Untergrenze, ist das eine wichtige Information. Entweder stimmt Ihr Zielsegment nicht, oder Ihre Kosten sind zu hoch.

Preise erhöhen, ohne Kunden zu verlieren

Kündigen Sie Preiserhöhungen mit etwa vier bis acht Wochen Vorlauf an, begründen Sie sie sachlich (Erfahrung, Marktentwicklung, gestiegene Kosten) und wenden Sie den neuen Satz nur auf neue Aufträge und Verlängerungen an. Laufende Verträge ändern Sie nicht rückwirkend. Ein Mustertext:

Betreff: Anpassung meiner Honorare zum 1. Januar 2027

Guten Tag Frau Berger,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr. Ich möchte Sie frühzeitig informieren: Zum 1. Januar 2027 passe ich meinen Stundensatz von 85 Euro auf 95 Euro netto an.

Der neue Satz gilt für alle Aufträge, die ab diesem Datum beginnen, sowie für Stunden über das aktuelle Kontingent hinaus. Bereits vereinbarte Projekte und der laufende Retainer bleiben bis zum 31. Dezember 2026 unverändert.

Hintergrund sind gestiegene Kosten und meine inzwischen erweiterte Erfahrung im Bereich Produkttexte. Ich schätze unsere Zusammenarbeit sehr und möchte weiter zuverlässig für Sie arbeiten.

Wenn Sie vorab sprechen möchten, rufe ich Sie gern an.

Mit freundlichen Grüßen
Katharina Weiß

Rabatte: nur gegen Gegenleistung

• Rabatt nie ohne Gegenleistung: weniger Korrekturschleifen, längere Lieferzeit, kleinerer Umfang.
• Wenn schon, dann gegen Vorkasse oder bei Jahresbeauftragung, und mit Deckel.
• Keine Staffel aus Stammkunden-, Empfehlungs- und Frühzahlerrabatt, ohne die Marge neu zu rechnen.
• Führen Sie eine Preisliste und behandeln Sie Rabatte als Ausnahme. Bekommt die Mehrheit Ihrer Kunden einen Nachlass, stimmt die Preisliste nicht.

Halten Sie den vereinbarten Satz auf jeder Rechnungsposition fest. Vage Pauschalen laden zu Rückfragen ein. Wenn Sie QuickBilling nutzen, können Sie Rechnungen mit klar benannten Positionen erstellen und per E-Mail oder Freigabelink an Ihre Kunden senden.