Als Student Rechnung schreiben ohne Gewerbe: So geht es 2026

Ja, wenn Ihre Tätigkeit steuerlich als freiberuflich gilt. Für freie Berufe ist nach dem Serviceportal Baden-Württemberg keine Gewerbeanmeldung erforderlich, die Tätigkeit wird dem Finanzamt angezeigt. Ob sie freiberuflich oder gewerblich ist, klärt das Finanzamt, nicht das Gewerbeamt. Auf die Rechnung gehören Ihre Steuernummer und, bei Kleinunternehmern, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 19 UStG).

Gemeint sind Studierende an Universität oder Fachhochschule, die neben dem Studium selbstständig arbeiten, zum Beispiel mit Texten, Grafik, Programmierung, Nachhilfe oder Fotografie, und noch nichts angemeldet haben. Werkstudierende sind angestellt und schreiben keine Rechnungen, für sie gibt es nur den Abschnitt zu den 20 Wochenstunden.

Rechnung schreiben ohne Gewerbe: Geht das als Student?

Ja. Wer eine berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer, das schließt Freiberufler und Kleinunternehmer ein (§ 2 UStG, BMF-FAQ Frage 3). Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr heißt.

Entscheidend ist, wer Ihr Kunde ist. Leisten Sie für ein anderes Unternehmen, müssen Sie nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen. Bei Privatpersonen als Kunden ist sie nach dem Bundesfinanzministerium aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

Ob zusätzlich ein Gewerbe anzumelden ist, hängt nicht von der Rechnung ab, sondern von der Art der Tätigkeit. Das Einkommensteuergesetz unterscheidet zwei Lager.

Freiberuflich ist nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG unter anderem die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Genannt werden außerdem Berufe wie Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Ingenieure und Architekten sowie ähnliche Berufe. Schreiben, Unterrichten und Übersetzen kommen im Gesetzestext also direkt vor. Webdesign, Programmierung oder Fotografie stehen dort nicht ausdrücklich. Hier kommt es darauf an, ob die Tätigkeit einem genannten Beruf ähnelt.

Gewerblich ist nach § 15 Abs. 2 EStG eine selbstständige, nachhaltige Betätigung mit Gewinnabsicht, die sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, wenn sie weder Land- und Forstwirtschaft noch freier Beruf noch andere selbstständige Arbeit ist. Der Beginn eines stehenden Gewerbes ist der zuständigen Behörde anzuzeigen (§ 14 Abs. 1 GewO). Wer als Student ein Gewerbe anmeldet, macht genau diese Anzeige.

Wer entscheidet? Das Finanzamt. Nach dem Serviceportal Baden-Württemberg ist dafür das Finanzamt zuständig, bei dem Sie zur Einkommensteuer veranlagt werden. Es gibt eine unverbindliche Auskunft, keine förmliche Anerkennung als Freiberufler. Als wesentliches Abgrenzungsmerkmal nennt das Portal die persönliche Arbeitsleistung, und es hält es für wichtig, die Einstufung zu Beginn der Selbstständigkeit klären zu lassen.

Student selbstständig: Fragebogen, Steuernummer und die erste Rechnung

Die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitzuteilen, elektronisch über ELSTER (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Das gilt auch für ein Gewerbe: Nach der Gewerbeanmeldung braucht es laut ELSTER trotzdem den Fragebogen, um eine Steuernummer zu bekommen.

Dafür müssen Sie bei ELSTER registriert sein, die Registrierung läuft mit der E-Mail-Adresse. Zum Beginn der Tätigkeit sagt die Ausfüllhilfe, dass schon Vorbereitungshandlungen zur unternehmerischen Tätigkeit zählen. Wann das bei Ihnen der Fall ist, klärt im Zweifel das Finanzamt.

Im Fragebogen fragt das Finanzamt unter anderem nach der Art der Tätigkeit, den voraussichtlichen Einkünften und dem erwarteten Umsatz für das laufende und das folgende Jahr, außerdem danach, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die Steuernummer schickt das Finanzamt nach der Prüfung per Post.

Rechnung schreiben ohne Steuernummer? Die Steuernummer steht als Pflichtangabe in § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, alternativ gilt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bundeszentralamts für Steuern. Für Kleinunternehmer kommt nach § 34a Nr. 2 UStDV die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer hinzu. Eine Ausnahme für eine beantragte, aber noch nicht erteilte Nummer sehen beide Vorschriften nicht vor. Wer noch auf die Zuteilung wartet, fragt am besten beim Finanzamt nach, wie mit der ersten Rechnung zu verfahren ist.

Kleinunternehmer als Student: die Grenzen 2026

Kleinunternehmer ist eine Regel der Umsatzsteuer, kein Beruf und keine Rechtsform, und sie knüpft an den Umsatz an, nicht an den Studentenstatus. Nach § 19 Abs. 1 UStG sind Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Fassung gilt seit dem 1. Januar 2025 (BMF-Schreiben vom 18. März 2025).

Für den Start zählt eine Sonderregel. Wird die Tätigkeit im Lauf eines Kalenderjahres neu aufgenommen, zählt laut BMF allein der tatsächliche Gesamtumsatz des laufenden Jahres, und im Jahr der Aufnahme liegt die Grenze bei 25.000 Euro, nicht bei 100.000 Euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). ELSTER rechnet ein Beispiel vor: Jemand ist seit Mai tätig und hat bis Ende November 20.000 Euro Umsatz. Im Dezember kommen 6.000 Euro dazu. Diese 6.000 Euro unterliegen der Regelbesteuerung.

Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG), also nach Zahlungseingang und nicht nach dem Rechnungsdatum. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist laut BMF nicht mehr befreit.

Was die Regelung nach der ELSTER-Ausfüllhilfe bedeutet:

• In der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Umsatzsteuererklärung.
• In der Regel keine Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abzuführen ist.
• Regelmäßig kein Vorsteuerabzug aus Einkäufen.
• Keine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer.

Wer auf die Regelung verzichtet, ist mindestens fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Von der Umsatzsteuer befreit zu sein ist etwas anderes, als steuerfrei zu verdienen. Einkünfte aus selbstständiger Arbeit sind einkommensteuerpflichtig, auch wenn die Tätigkeit nur vorübergehend ist (§ 18 Abs. 2 EStG). Steuer fällt aber erst an, wenn das zu versteuernde Einkommen den Grundfreibetrag übersteigt, für 2026 sind das 12.348 Euro (§ 32a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 EStG). Für 2027 liegt ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor (Einkommensteuerreformgesetz 2027, Kabinettsbeschluss vom 2. September 2026), der einen höheren Grundfreibetrag vorsieht. Beschlossen ist er noch nicht. Prüfen Sie den für 2027 geltenden Betrag, sobald das Gesetz verkündet ist.

Das ist nicht der Umsatz. Bei Selbstständigen zählt zunächst der Gewinn (§ 2 Abs. 2 EStG), mit erfundenen Zahlen: 9.000 Euro Einnahmen minus 1.500 Euro Betriebsausgaben sind 7.500 Euro Gewinn. Davon gehen unter anderem Sonderausgaben ab, und zusammengerechnet wird alles, was Sie im Jahr verdienen, nicht nur die Nebentätigkeit (§ 2 Abs. 3 bis 5 EStG).

Was auf die Rechnung gehört: Kleinunternehmer und Regelfall

Kleinunternehmer brauchen nach § 34a UStDV eine kürzere Angabenliste als alle anderen Unternehmer nach § 14 Abs. 4 UStG. Der Vergleich:

Einen festen Wortlaut für den Hinweis schreibt das Gesetz nicht vor. Das BMF lässt eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ genügen, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Näher an der Verordnung ist ein Satz wie im Muster unten.

Umsatzsteuer weisen Kleinunternehmer nicht aus. Ein trotzdem ausgewiesener Steuerbetrag kann nach § 14c UStG geschuldet werden (BMF vom 18. März 2025, Rn. 5). Wer die Regelbesteuerung nutzt oder die Grenze überschreitet, stellt Rechnungen mit Steuersatz und Steuerbetrag nach § 14 Abs. 4 UStG aus.

Muster: Rechnung ohne Umsatzsteuer für Studierende

So kann die Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen, wenn alle Angaben nach § 34a UStDV vorkommen.

Mia Hartmann
Beispielweg 12
80331 München
Steuernummer: [Ihre Steuernummer vom Finanzamt]

Nordlicht Medien GmbH
Hafenstraße 4
20457 Hamburg

Rechnung Nr. 2026-001
Rechnungsdatum: 12.10.2026
Leistungszeitraum: 01.09.2026 bis 30.09.2026

Konzept und Texte für die Unternehmenswebsite (6 Seiten), eine Korrekturrunde inklusive

Summe: 450,00 Euro

Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug bis 26.10.2026
Kontoinhaberin: Mia Hartmann
IBAN: [Ihre IBAN]
Verwendungszweck: Rechnung 2026-001

Namen, Anschriften, Rechnungsnummer und Beträge sind erfunden, in eckigen Klammern stehen Platzhalter. Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht, sie hilft aber, Zahlungen zuzuordnen. Das Zahlungsziel von 14 Tagen ist eine Vereinbarung mit dem Kunden.

E-Rechnung seit 2025: Was gilt für Studierende?

Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, wenn der Empfänger einverstanden ist, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Die Zustimmung braucht laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine besondere Form, es genügt Einvernehmen über das Format.

Der Hintergrund: Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), also eine Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF zählt als sonstige Rechnung (BMF-FAQ, Stand März 2026). Kleinunternehmer sind von der Ausstellung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er laut BMF unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Für den Übergang gilt § 27 Abs. 38 UStG. Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen über Umsätze bis 31.12.2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF, übermittelt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das bis 31.12.2027 nur, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab dem 1.1.2028 sieht § 27 Abs. 38 UStG keine Übergangsregel mehr vor. Innerhalb dieser Fristen geht Papier immer, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.

Einnahmen und Ausgaben festhalten: die Einnahmenüberschussrechnung

Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und keine Bücher führt, kann den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG). Die ELSTER-Ausfüllhilfe nennt Freiberufler ausdrücklich. Diese Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV).

Praktisch bedeutet das: zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe ein Beleg. Ein- und ausgehende Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt im Originalformat (BMF-FAQ Frage 13). Was als Betriebsausgabe zählt, steht im Beitrag zu Betriebsausgaben für Freiberufler.

Der Gewinn hat noch eine zweite Rolle: BAföG und Familienversicherung rechnen bei Selbstständigen mit dem Gewinn, nicht mit dem Umsatz (§ 21 Abs. 1 BAföG, § 15 und § 16 SGB IV). Ausgaben, die Sie belegen können, mindern ihn.

Krankenkasse, BAföG und Kindergeld: was Sie vorher klären sollten

Selbstständige Nebeneinkünfte können Krankenversicherung, BAföG und Kindergeld berühren, und jede dieser Stellen entscheidet selbst. Das Wichtigste aus den offiziellen Quellen:

• Krankenkasse: Beitragsfrei familienversichert bleibt, wer nicht hauptberuflich selbstständig ist und dessen Gesamteinkommen im Monat höchstens ein Siebtel der Bezugsgröße beträgt (§ 10 Abs. 1 SGB V). 2026 sind das 565 Euro im Monat, bei einem Minijob bis zur Geringfügigkeitsgrenze 603 Euro (GKV-Spitzenverband). Bei Selbstständigen zählt der Gewinn (§ 15 und § 16 SGB IV). Wer hauptberuflich selbstständig ist, kann nicht als Student pflichtversichert sein (§ 5 Abs. 5 SGB V), und ob das zutrifft, entscheidet die Kasse. Ab 1.1.2027 steigt die Minijob-Grenze auf 633 Euro, weil der Mindestlohn dann 14,60 Euro beträgt (§ 8 Abs. 1a SGB IV, MiLoV5). Die Bezugsgröße für 2027 steht noch nicht fest, die Verordnung liegt als Entwurf vor. Prüfen Sie die Werte, die ab 1.1.2027 gelten.
• BAföG-Amt: Das BAföG-Portal nennt für Nebenjobs 2026 eine Hinzuverdienstgrenze von 603 Euro im Monat, gerechnet mit Pauschalen für Werbungskosten und Sozialabgaben. Der Freibetrag wird jeweils zum 1. Januar neu berechnet und bei einer Änderung bekanntgemacht (§ 23 Abs. 6 BAföG), die Bekanntmachung für 2027 liegt noch nicht vor. Bei Selbstständigen gilt als Einkommen die Summe der positiven Einkünfte, also der Gewinn (§ 21 Abs. 1 BAföG), und die Sozialpauschale hat andere Prozentsätze als bei Angestellten (§ 21 Abs. 2 BAföG). Die 603 Euro lassen sich deshalb nicht einfach übertragen, das BAföG-Amt rechnet im Einzelfall.
• Familienkasse: Kindergeld gibt es für volljährige Kinder im ersten Studium bis zum 25. Geburtstag, bei einer Zweitausbildung nur bei höchstens 20 Wochenstunden Erwerbstätigkeit; ein Minijob und ein Ausbildungsdienstverhältnis schaden nicht (§ 32 Abs. 4 EStG, Bundesagentur für Arbeit).
• Studierendenwerk: Die Sozialberatung der Studierendenwerke ist laut Deutschem Studierendenwerk eine Anlaufstelle auch für BAföG-Fragen.

Mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten: Was passiert?

Das hängt davon ab, ob Sie angestellt oder selbstständig arbeiten, denn die 20 Stunden spielen an mehreren Stellen eine Rolle.

Mehrere Tätigkeiten werden laut Deutschem Studierendenwerk zeitlich zusammengerechnet, auch die als Selbstständige. Wer 12 Stunden angestellt arbeitet und 10 Stunden freiberuflich, liegt also bei 22. Ob eine Ausnahme von der 20-Stunden-Regel gilt, entscheiden nach dem Studierendenwerk allein die Krankenkassen.

Die erste Rechnung in QuickBilling

Ob die Angaben auf Ihrer Rechnung stimmen, kann kein Programm prüfen. QuickBilling hilft bei der Handarbeit: Ihre Steuernummer tragen Sie in ein Feld für die Steuer-ID ein, sie steht dann im Fuß der Rechnung. Den Steuersatz setzen Sie pro Position, 0 ist erlaubt. Den Hinweis zu § 19 UStG schreiben Sie selbst in das Notizfeld, dessen Überschrift sich umbenennen lässt. Die Rechnungsnummer trägt Ihr eigenes Präfix und lässt sich ändern, eine lückenlose Reihe garantiert QuickBilling nicht.

Die Rechnung geht als PDF oder als Link, den Kunden ohne Konto öffnen. Ausgaben erfassen Sie mit Kategorie und bis zu zehn Belegen je Ausgabe. Zur Einordnung: Das Programm erstellt PDF-Rechnungen, keine XRechnung und kein ZUGFeRD. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach dem BMF immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, siehe den Abschnitt zur E-Rechnung.

Mit bestätigter Hochschul-E-Mail-Adresse zahlen Studierende für Premium 7,50 US-Dollar im Monat oder 81 US-Dollar im Jahr statt 15 beziehungsweise 162 US-Dollar (50 Prozent Rabatt), für Unlimited 24 US-Dollar im Monat oder 259,20 US-Dollar im Jahr statt 30 beziehungsweise 324 US-Dollar (20 Prozent Rabatt). Free bleibt kostenlos: bis zu fünf Kunden, Versand von Rechnungen und Angeboten ohne Monatslimit. Nach der Bestätigung per Link gilt der Studierendenpreis zwölf Monate lang für neue Abschlüsse, und ein Abo, das Sie mit bestätigter Adresse starten, behält den Studierendenpreis bei jeder Verlängerung, solange es aktiv bleibt.